Упорядочение документов

   Основная масса документов по личному составу поступает от организаций, ликвидирующихся в результате банкротства.
   Поскольку архивным законодательством предусмотрено передавать документы на госхранение в упорядоченном состоянии, средства на эту работу должны заблаговременно включаться в смету расходов ликвидируемой организации. В действительности упорядочение документов начинается на завершающем этапе процесса ликвидации при отсутствии финансов. В итоге документы ликвидированных организаций находятся в бесхозном состоянии.


   После приема документов на хранение в архив на первый план выступают проблемы физической сохранности документов. При поступлении в архив документы по личному составу часто уже находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Документы по личному составу давно ликвидированных предприятий и организаций до того, как попадают в архив, хранятся в неприспособленных для хранения помещениях: сырых подвалах, гаражах, контейнерах. Документы рвутся, покрываются плесенью, бумага размокает, записи расплываются, смываются.
   Большая часть поступающих в архив документов требует упорядочения.


   Упорядочение бесхозных документов вынуждены осуществлять сами архивисты всех отделов, причем в кратчайшие сроки, т.к. эти документы востребованы, и при катастрофическом дефиците бюджета рабочего времени.


   Часто архивистам приходится выполнять все виды работ, начиная от подшивки, заканчивая составлением описи, исторической справки.












   Упорядочение документов также сопряжено с определенными трудностями- отсутствуют специальные помещения, препараты для специальной обработки документов (в случае необходимости), нехватка сотрудников.
   Проблема сохранности документов по личному составу, поступающими и поступившими в архивы, актуальна и сегодня. И решать ее необходимо, так как от этого напрямую зависит эффективность работы государственного архива и социальная защищенность граждан.